Les avantages de l’utilisation du livret d’accueil pour les nouveaux collaborateurs

L’accueil des nouveaux arrivants est un enjeu pour transmettre la culture d’entreprise, faire se sentir bienvenus les employés qui arrivent et assurer une mise en route optimale. Le livret d’accueil, véritable référence interne, est bien plus stratégique qu’il n’y parait.

1- Définition

Le livret d’accueil en entreprise est un document distribué à chaque nouvel arrivant afin de lui transmettre l’essentiel des informations nécessaires pour faciliter son intégration.

C’est un document de communication interne et de ressources humaines qui passe en revue les informations relatives à l’histoire et à la culture de l’entreprise mais également les informations administratives et pratiques.

2- Une obligation ?

Hormis pour les établissements de soins de santé où le livret d’accueil du personnel est obligatoire, il n’y a pas d’obligation légale spécifique imposant la création d’un livret pour les nouveaux collaborateurs. Toutefois, rappelons que le code du travail impose à l’employeur de communiquer à chaque nouveau salarié les éléments du contrat de travail, la convention collective applicable dans l’entreprise, les dispositions en matière de durée du travail et de repos, les coordonnées de la caisse de retraite complémentaire … Le livret d’accueil peut donc constituer un support pour transmettre ces informations.

3- Contenu

Comme il n’est pas obligatoire, son contenu peut varier.

Classiquement, le livret débute par l’introduction du dirigeant de l’entreprise. L’intérêt de cette introduction est d’insuffler un sentiment d’appartenance auprès du nouveau collaborateur dès les premières lignes.

La première partie se compose généralement d’une présentation de l’entreprise. Elle commence par retracer son histoire : date de création, évolution au cours des années … Sont ensuite énumérées les grandes valeurs qui ont conduit à la croissance de l’entreprise. Vient ensuite le moment de présenter les activités actuelles de l’entreprise, ses stratégies et ses ambitions à court, moyen et long terme.

Cette présentation est accompagnée d’un organigramme exposant les équipes, les différents départements et les responsables.

La seconde partie constitue un tour d’horizon de l’environnement global de travail. Vous pouvez y insérer un plan d’accès des locaux en indiquant les points d’intérêt tels que les stations de transport en commun, les parkings, les lieux de restaurant … mais aussi un plan interne permettant de repérer le restaurant d’entreprise, les issues de secours, les WC, le local vélos, les SST et points de rassemblement en cas d’alerte …

La troisième section regroupe les éléments pratiques et réglementaire de la vie au travail notamment :

• les horaires de travail,
• les plages d’arrivée et de départ,
• le temps de travail,
• la convention collective applicable au sein de l’entreprise,
• un rappel des bonnes pratiques de vie au travail (l’entretien de la machine à café et le nettoyage du micro-ondes …),
• la liste des avantages sociaux (tickets restaurant, chèques vacances, mutuelle, intéressement, plan épargne d’entreprise …),
• une copie du règlement intérieur – de la charte de télétravail – de la charte d’utilisation des véhicules de société …,
• les outils de communication interne à l’entreprise (Teams, Skype, Slack …),
• les règles de sécurité générales et les règles de sécurité en cas d’incendie,
• les coordonnées utiles internes comme externes (numéro des secours, de la DREETS, du service RH …),
• si l’entreprise en est dotée une présentation des instances représentatives du personnel (commission sécurité, référent covid, référent harcèlement …).

Enfin, il est nécessaire de prendre connaissance des règles et procédures qui régentent la vie du salarié en entreprise : qui contacter en cas de retard ou d’absence ? Quel justificatif adresser et à quel service ? Le livret est donc un outil permettant de centraliser les procédures internes : politique de congés payés, saisie des temps, notes de frais …

4- Les avantages

Le livret d’accueil permet de rassurer les nouveaux embauchés et de les aider à se sentir rapidement à l’aise dans leur nouvel environnement de travail. Cela facilite également leur engagement envers l’entreprise et leurs collègues, en renforçant le sentiment d’appartenance.

Informer les collaborateurs de l’ensemble des avantages auxquels ils peuvent prétendre en travaillant pour l’entreprise contribuera à leur bien-être au travail et participera à l’augmentation de leur motivation.

Un livret complet évite un sentiment d’inconfort et constitue un moyen de prévenir des situations de tensions dans les relations de travail en apportant des réponses claires et accessibles à tous. Les collaborateurs peuvent s’y référer même plusieurs mois après leur arrivée. Il s’agit d’un repère, une source d’information interne fiable. Bien entendu, le livret d’accueil ne saurait se suffire à lui seul pour réaliser une intégration efficace et réussie, mais il reste un allié de choix.

Nos conseils pour mettre en place un livret pertinent

Chaque livret est propre à une entreprise. L’idéal est de créer un groupe de travail avec plusieurs collaborateurs, plusieurs statuts, les IRP … pour identifier les besoins et collecter les informations à destination du livret.

C’est peut-être l’un des inconvénients majeurs mais elle est essentielle pour en préserver l’utilité : le livret doit faire l’objet d’une mise à jour régulière. La version numérique du livret et plus facile à modifier et est plus économiques en évitant les impressions qui peuvent rapidement devenir obsolètes.   

Si le livret est principalement destiné aux nouveaux collaborateurs et qu’il leur est remis au cours du processus d’onboarding, ce dernier est un outil précieux pour l’ensemble des collaborateurs. Il ne faut pas hésiter à communiquer sur le sujet en interne et à le stocker sur un espace de travail commun. N’oubliez de consulter le kit de l’employeur dans lequel nous proposons un modèle de livret d’accueil personnalisable, pour vous aider à structure le vôtre.