Comment bien gérer les congés payés de vos collaborateurs ?
Parmi les sujets sensibles en matière de gestion de paie, il y a celui du décompte des congés.
Acquisition des congés payés
Les salariés acquièrent des jours de congés payés en fonction de leur temps de travail effectif, sur une période de référence annuelle.
1- Ouverture du droit à congés payés
La législation sur les congés payés concerne tous les salariés, quel que soit le type de contrat de travail et la durée du temps de travail.
En revanche, n’étant pas titulaire d’un contrat de travail, les mandataires sociaux et les stagiaires en sont exclus.
Le salarié en période d’essai acquiert également des congés payés puisque le droit à congé payé s’ouvre automatiquement dès l’embauche.
Les salariés à temps partiel ont les mêmes droits à congés payés que les salariés à temps complet. L’horaire pratiqué pendant les mois de travail effectif est sans incidence sur le droit et la durée du congé
2- Acquisition sur une période de référence
Sauf accord collectif fixant une période différente, la durée des droits à congés payés dépend du temps de travail effectif totalisé par le salarié sur une période de référence allant du 1er juin de l’année N au 31 mai de l’année N+1.
Dans les professions où les employeurs sont tenus de s’affilier à des caisses de congés payés (ex. : BTP), la période de référence est fixée du 1er avril au 31 mars de l’année suivante.
En cas d’embauche au cours de la période de référence, le point de départ de la période d’acquisition à prendre en compte est la date d’embauche.
3- Acquisition en fonction du travail effectif
Sauf disposition conventionnelle plus favorable, tout salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif (soit 4 semaines) chez le même employeur. Le mois de travail s’entend d’un mois de date à date. La durée totale de congés payés acquise ne peut pas excéder 30 jours ouvrables.
Lorsque le nombre de jours ouvrables obtenu n’est pas un nombre entier, la durée du congé est arrondie au nombre entier immédiatement supérieur.
Les jours de congés peuvent être calculés en jours ouvrés, ce mode de calcul devant garantir au salarié des droits à congés au moins égaux à ceux calculés en jours ouvrables.
Pour convertir des jours ouvrables en jours ouvrés, il convient d’appliquer la formule suivante : nombre de jours ouvrables acquis par le salarié x (nombre de jours ouvrés de la semaine/6 jours ouvrables).
4- Absences assimilées ou non à du travail effectif
Certaines absences et certains congés sont assimilés à des périodes de travail effectif pour calculer la durée du congé auquel un salarié a droit. Ils doivent être pris en compte pour le calcul des congés payés.
A l’inverse, certains congés et absences non assimilés à du travail effectif n’ont pas à être pris en compte. La durée du congé ne peut pas être réduite plus que proportionnellement à la durée des absences.
5 – Jours de congés supplémentaires
Un salarié peut bénéficier de jours de congés supplémentaires :
- 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge de moins de 15 ans ou en situation de handicap, pour un salarié de 21 ans et plus, dans la limite de 30 jours ouvrables de congés payés.
- 2 jours de congés supplémentaires par enfant à charge de moins de 15 ans ou en situation de handicap, réduit à 1 jour si la durée des congés n’excède pas 6 jours ouvrables, pour un salarié de moins de 21 ans.
- 1 à 2 jours dans le cas du fractionnement du congé principal.
- en cas de convention collective ou accord d’entreprise le précisant.
- 5 jours ouvrables pour un apprenti, pendant le mois qui précède les épreuves du diplôme.
Organisation des congés payés
L’employeur fixe la période de prise des congés payés en suivant des règles spécifiques
1- Fixation de la période des congés payés
La période au cours de laquelle les salariés sont autorisés à prendre leurs congés payés est fixée par accord d’entreprise ou, à défaut, par accord de branche.
En l’absence d’accord, c’est à l’employeur de fixer cette période après avis du CSE (quand il existe).
Qu’elle soit déterminée par accord collectif ou par décision unilatérale de l’employeur, la période de prise des congés payés comprend obligatoirement la période estivale du 1er mai au 31 octobre de chaque année.
L’employeur ne peut pas imposer au salarié de poser ses congés en dehors de la période de prise des congés payés, notamment par anticipation.
2- Information des salariés
En l’absence de dispositions conventionnelles, la période de prise des congés doit être portée à la connaissance des salariés, au moins 2 mois avant le début de cette période soit le 1er Mars au plus tard.
L’employeur qui ne respecte pas cette règle s’expose à :
- des dommages et intérêts s’il a de ce fait mis le salarié dans l’impossibilité de prendre ses congés;
- une amende de 1500€ par salarié concerné.
3- Congé principal et 5ème semaine
Chaque salarié doit bénéficier d’au moins 12 jours ouvrables continus de congé (soit 2 semaines). Ce minimum de 12 jours ouvrables consécutifs constitue une règle d’ordre public à laquelle il ne peut être dérogé.
Sauf exception, le salarié peut prendre un maximum de 24 jours ouvrables en continu, soit un congé principal de 4 semaines.
4- Fermeture de l’entreprise pour congés
L’employeur a la possibilité de fermer l’entreprise pendant les congés payés, pourvu qu’il respecte les règles relatives notamment à l’information des salariés.
La fermeture de l’entreprise peut coïncider avec ce congé principal, mais il peut aussi arriver que la durée de fermeture de l’entreprise soit supérieure.
En tout état de cause, avant de décider une fermeture de l’entreprise pendant les congés payés, l’employeur doit consulter le comité social et économique.
Il peut arriver qu’un salarié n’ait pas acquis suffisamment de congés pour couvrir la période de fermeture de l’entreprise. Sauf dispositions conventionnelles ou usages plus favorables, l’employeur n’a pas à le rémunérer pour ces jours manquants. L’employeur peut lui proposer de prendre des jours de congé par anticipation, sans possibilité de lui imposer.
Le salarié qui a bénéficié de l’allocation d’aide au retour à l’emploi (ARE) ou de l’allocation de solidarité spécifique (ASS) pendant la période de référence des congés payés ou pendant la période qui lui fait suite immédiatement, et dont l’entreprise ferme pour congés payés, peut obtenir une aide financière pour congés non payés de la part de France Travail.
Prise des congés payés
Fixé par principe en jours ouvrables, le décompte du nombre de jours de congé pris obéit à des règles précises qui permettent de déterminer les points de départ et de fin des congés, le régime des jours fériés ou encore le traitement des travailleurs à temps partiel. Par exception, le décompte en jours ouvrés est toléré, à condition d’aboutir à des droits à congés au moins équivalents.
1- Décompte en jours ouvrables
Selon le code du travail, les congés payés se décomptent en jours ouvrables.
Sont considérés comme des jours ouvrables :
- tous les jours de la semaine, à l’exception du jour consacré au repos hebdomadaire légal (en principe fixé le dimanche)
- les jours fériés reconnus par la loi et habituellement chômés dans l’entreprise.
Le décompte de la durée des congés se fait sur les 6 jours ouvrables de la semaine, sans qu’il y ait lieu d’établir une distinction entre les jours ouvrables travaillés et les jours ouvrables non travaillés. Ainsi, même si votre entreprise ne travaille pas le samedi, 5 samedis sont malgré tout comptés comme des jours de congés.
Le décompte en heures est interdit.
2- Point de départ et de fin du décompte
Le premier jour ouvrable de congé est le premier jour où le salarié aurait dû normalement travailler et non le jour chômé dans l’entreprise en raison de la répartition de l’horaire de travail. Dès lors, si le premier samedi correspond au premier jour ouvrable de congé, il ne doit pas être considéré comme un jour de vacances et ne doit donc pas être décompté de la durée des congés.
Le dernier jour à décompter correspond au dernier jour ouvrable de la période de congé, même s’il correspond à une journée non travaillée dans l’entreprise. Ainsi, lorsque le dernier jour de congé d’un salarié tombe un samedi, il doit être décompté comme jour de congé.
3- Incidence d’un jour férié
Quand un jour férié chômé est inclus dans une période des congés, il n’est pas considéré comme un jour ouvrable, même s’il coïncide avec le deuxième jour de repos dans l’entreprise
Dans cette situation, soit les vacances du salarié sont prolongées d’une journée, soit il convient de décompter un jour de congé de moins.
4- Situation des salariés à temps partiel
L’employeur doit appliquer le même mode de décompte que pour les salariés à temps plein. Ainsi, dans une entreprise où les congés payés sont décomptés en jours ouvrables, les congés des salariés à temps partiel sont également décomptés en jours ouvrables et non pas en jours effectivement travaillés.
Un salarié à temps partiel qui ne travaille pas le mercredi se voit déduire 6 jours ouvrables s’il pose une semaine complète de congés payés. Si ce dernier pose lundi et mardi ou jeudi et vendredi, il conviendra de déduire 3 jours ouvrables de congés payés.
5- Sort des congés non pris
Si un salarié n’a pas pris l’intégralité de ses congés payés à la fin de la période de prise des congés d’une année, il perd ses droits, sans pouvoir réclamer une rémunération ou une indemnité compensatrice à ce titre. L’indemnité compensatrice de congés payés n’est par principe due qu’en cas de rupture du contrat.
En principe, il n’est pas non plus possible de reporter des congés payés non pris sur la période de référence suivante sauf accord entre les parties et cas de report autorisé par la loi.
La responsabilité de l’employeur ne se limite pas seulement à organiser les congés de ses salariés, il a aussi l’obligation de les leur faire prendre.
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