Définition :

Le coffre-fort est un espace de stockage centralisé, en ligne, sécurisé et accessible à partir d’une connexion internet.

Il permet au salarié de classer et archiver des documents variés : administratifs (bulletin de paie, avis d’imposition, factures, contrats …) mais aussi des photos ou vidéos.

Le coffre-fort numérique :
– est disponible à vie
– garantit la conservation des bulletins pendant 50 ans

Mise en place :

Depuis le 1^er Janvier 2017, l’employeur peut opter pour la dématérialisation du bulletin de paie sous format électronique.

La mise en place suppose de communiquer aux salariés sur le projet de dématérialisation des bulletins au moment 30 jours avant. Pendant cette période, tout salarié peut exprimer son refus par écrit. Le refus doit être clairement exprimé, horodaté et signé par le salarié.

Avantages :

• Facilité d’utilisation pour le salarié : pour se connecter et avoir tous les fichiers à portée de main, il est nécessaire d’avoir seulement une connexion internet et les codes d’accès pour s’authentifier.
• Réduction des coûts pour l’entreprise : l’employeur n’a plus besoin d’imprimer les bulletins de paie et de les envoyer aux salariés par voie postale. Les bulletins sont transmis mensuellement par le coffre-fort.
• Conformité à la réglementation : par le dépôt, l’employeur répond à son obligation de remise mensuelle du bulletin selon une périodicité fixe. Par ailleurs, l’employeur limite le risque de divulgation de données à caractère personnel et se conforme ainsi au RGPD.
• Préservation de l’intégrité des documents : une fois déposés, il n’est plus possible de modifier les documents.
• Gain de temps : le dépôt mensuel du bulletin est réalisé en deux clics. Les salariés pourront accéder à leur bulletin de salaire à tout moment. Les demandes de duplicata disparaitront et les salariés chargés de la gestion des paies pourront se recentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.
• Gain de place : Il n’est pratiquement plus nécessaire de disposer d’une salle d’archive au sein de l’entreprise. L’archivage électronique permet aussi de préserver les documents de la détérioration ou du vol, notamment en cas de sinistre ou de déménagement aussi bien pour l’entreprise que pour le salarié, dans la mesure où certains doivent être conserver à vie.

Par l’utilisation du coffre-fort numérique, l’employeur valorise également l’image de marque de son entreprise.

La mise en place du coffre-fort est un gage de modernité (accessibilité 24h/24h) mais aussi de l’adoption d’une démarche RSE (réduction de l’usage du papier et des consommables associés comme les cartouches d’encre, les enveloppes et les timbres).